Учёт машинных носителей в ГИС

Какие носители попадают под учёт

Машинный носитель — это любой физический объект, на котором могут оказаться сведения: флеш-накопители, внешние диски, диски и ленты резервных копий, а в ряде организаций — и бумажные журналы с персональными данными. Применительно к ГИС «Профилактика» носители — самое уязвимое звено цепочки: сведения о несовершеннолетних вносятся в систему через личный кабинет под усиленной квалифицированной электронной подписью (пп. 22, 56 Положения), и для этого на рабочем месте хранятся ключевые носители УКЭП. Кроме того, организации нередко готовят выписки и формировали архивы «на флешках» ещё до перехода на систему — эти наследственные массивы никто не отменял.

Особенность категории данных усиливает требования: это персональные данные несовершеннолетних, относящиеся к специальным сферам профилактики. Утечка такого массива — это не репутационная неприятность, а событие с потенциальной квалификацией по ст. 13.11 КоАП РФ, где штрафы для юридических лиц за утечки достигают 15 млн ₽.

Что требует законодательство

Прямой нормы «заведите журнал носителей» именно в постановлении № 411 нет — но учёт машинных носителей входит в стандартный состав мер защиты персональных данных по приказу ФСТЭК № 21, а уровень защищённости ИСПДн определяется по постановлению № 1119. Для государственных информационных систем с 01.03.2026 применяется приказ ФСТЭК России № 117 (ранее действовал приказ № 17) — на него и стоит ориентироваться при описании мер. Наконец, сроки хранения в самой системе — основные сведения не менее 5 лет, резервные копии не менее 10 лет (пп. 25–26 Положения) — задают планку отношения к данным: массив такого горизонта жизни требует учётной дисциплины, а не «флешки в столе».

Отдельно напомним про разграничение ответственности: целостность сведений внутри ГИС обеспечивает оператор — система работает круглосуточно, копирование ежедневное (пп. 26, 38 Положения). Но как только данные о несовершеннолетних покидают систему — печать, выгрузка, перенос на флеш-накопитель, — ответственность за них несёт организация. Именно в этой серой зоне «уже не в системе, ещё не в сейфе» происходит большинство потерь, и именно её закрывает учёт носителей.

Как выстроить учёт: семь шагов

1. Инвентаризация: соберите все носители, на которых когда-либо оказывались сведения о несовершеннолетних, включая архивы предшествующих информационных систем и резервные копии.
2. Классификация: отделите ключевые носители УКЭП, носители с рабочими массивами, чистые носители и носители с данными, подлежащими уничтожению.
3. Журнал учёта: каждому экземпляру — инвентарный номер, ответственный, отметки о выдаче и возврате. Формат журнала законом жёстко не установлен, важно одно: по записи можно восстановить, где носитель находится сейчас.
4. Правила выдачи: носители выдаются под подпись, только допущенным сотрудникам, только на время конкретной задачи.
5. Хранение: опечатываемые шкафы или сейфы для носителей с персональными данными и ключевых носителей; ключ — у ответственного, а не «у всех».
6. Проверки: периодическая сверка фактического наличия с журналом — лучшее средство обнаружить пропажу до того, как она станет утечкой.
7. Уничтожение: по истечении надобности — с актом уничтожения и записью в журнале; для ключевых носителей — с переоформлением доступа.

Хранение и уничтожение

Отдельно про кадровые события: при увольнении ответственного сотрудника носители и доступы передаются по акту, а оператору системы направляется уведомление — на это отведено 3 рабочих дня (п. 51 Положения). Пропуск этого срока — типовой источник «мёртвых» учётных записей и последующего блокирования доступа (пп. 52–54).

Типовая ошибка: носитель уволившегося

Самый частый сюжет из практики проверок: сотрудник увольняется, и через полгода при сверке выясняется, что ключевой носитель подписи или служебная флеш-карта остались у него дома. Формально организация не может ни подтвердить, где носитель, ни доказать, что сведения с него не копировались. Лечение — три строки в регламенте: все носители, включая ключевые, указаны в обходном листе; выдача и возврат фиксируются в журнале; при увольнении ответственного проводится сверка наличия по журналу в день передачи дел. Дешевле этой профилактической меры ничего не придумано: акт сверки на одну страницу закрывает вопрос, который иначе разбирался бы неделями.

Частые вопросы

Читайте также: регламент защиты информации для ГИС, реагирование на инциденты, шифрование и СКЗИ, чек-лист по ИСПДн.

Нормативная база